Form und Formulierungen

Verfassen und Lesen von Arbeitszeugnissen

Die einen nennen es Beurteilung, andere sagen dazu Arbeitszeugnis. Unternehmer sollen ausscheidende Mitarbeiter wohlwollend bewerten – was ins Zeugnis muss und auf was verzichtet werden sollte.

Deutsche Unternehmer benoten ihre Angestellten in Arbeitszeugnissen immer besser. Dieser Eindruck könnte bei einem Blick in die Studie der Berliner Personalmanagement Service GmbH (PMS) schnell entstehen. Sie betreibt das Internetportal www.arbeitszeugnis.de, eines der größten seiner Art in Deutschland. In den vergangenen zehn Jahren schrieben und analysierten die Fachleute nach eigenen Angaben rund 40.000 Zeugnisse. 1.100 schauten sie sich besonders genau an und ermittelten für den Zeitraum zwischen 2006 und 2010 einen Notenschnitt von 1,9 – im Jahr 1994 lag dieser noch bei 2,4.

Scheinbare Zufriedenheit
„Das klingt zunächst gut. Doch die Note beschreibt nur den Eindruck, der sich aus der Zufriedenheitsformel ergibt, mit dem die Leistungsbeschreibung endet“, sagt Holger Münch von PMS. Häufig stehe dort, dass der Mitarbeiter seine Aufgaben „stets zur vollsten Zufriedenheit“ erfüllte, was der Note eins entspricht. Doch tatsächlich komplett zufrieden seien die Wenigsten. Deshalb rät Münch Betriebsinhaber davon ab, sich beim Lesen nur auf diese Formel zu verlassen. Viel wichtiger sei der Gesamteindruck. Zwischen den Zeilen könne man weitaus mehr über einen Mitarbeiter erfahren. „Man muss nur die entsprechenden Formulierungen kennen“, sagt Münch und ergänzt: „Die Zufriedenheitsformel enthält die für viele Arbeitnehmer bekannten Formulierungen, die für sie eine Einordnung möglich macht.“ Rechtsanwalt Ralph Sendler aus Hamburg geht noch einen Schritt weiter: „Alles unter der Note drei wird als Formulierung nicht gewählt. Der Arbeitgeber erfüllt dann den Zeugnisanspruch, wenn er ein befriedigendes Zeugnis ausstellt“, so Sendler. Dann ist die Anforderung erfüllt, dass ein Arbeitszeugnis berufsfördernd ist und den Arbeitnehmer in seinem beruflichen Werdegang nicht behindern darf.


Zeugnisse gewinnen an Bedeutung
Fakt ist: Die Bedeutung der Arbeitszeugnisse nimmt zu. Beschäftigte wechseln häufiger den Arbeitsplatz als noch in den 90ern. Viele arbeiten als Teilzeitbeschäftigte oder brauchen mehrere Jobs, um ihren Lebensunterhalt zu verdienen. Arbeitnehmer lesen deshalb ihre Zeugnisse sehr genau und fordern eine adäquate Bewertung. Zwar besteht kein Anspruch auf ein lobendes Zeugnis. Arbeitsrechtler Ralph Sendler verweist aber darauf, dass Arbeitgeber den Wunsch nach einem Zeugnis nicht verwähren dürfen. Nach Paragraph 109 der Gewerbeordnung besteht der Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Dieser verjährt erst nach drei Jahren. War ein Arbeitnehmer lediglich sechs Monate beschäftigt, hat sich aus der Rechtsprechung ergeben, das ein einfacher Tätigkeitsbericht ausreicht. Darüber hinaus ist nur ein qualifiziertes Zeugnis zulässig. Dieses muss etwas über die Tätigkeiten aussagen, die Leistungen bewerten und Aussagen über das Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen aussagen.

Konkrete Beispiele nennen
„Häufig bestehen Zeugnisse nur noch aus Textbausteinen und Superlativen und wirken auf mich beliebig und unglaubwürdig“, sagt Ralph Sendler. Stattdessen empfiehlt der Anwalt konkrete Beispiele zu nennen: „Wenn man ein Zeugnis liest, kann man sich ein besseres Bild machen, wenn konkret geschrieben wird, dass jemand wichtige Kunden gewonnen, Kosten gesenkt oder Abläufe beschleunigt hat.“ Ein aussagekräftiges Zeugnis sollte auch etwas über die Arbeitsmotivation, Fähigkeiten, Fachwissen, Fortbildungen und den Arbeitsstil aussagen.

Gedanken in Worte fassen
„Viele Unternehmer haben Probleme ihre Gedanken in Worte zu fassen“, weiß Holger Münch von PSM. Da insbesondere in kleinen Betrieben nicht so häufig Zeugnisse geschrieben werden, sei das Wissen oftmals veraltet. Münch nennt ein Beispiel: „Früher war Pünktlichkeit ein wichtiger Bestandteil. Heute wird solch eine Betonung mit der Note vier oder fünf gleichgesetzt und wirkt sich negativ für den Arbeitnehmer aus.“
Ebenso kann ein falscher Eindruck entstehen, wenn beim Verhalten die Reihenfolge von Vorgesetzten und Kollegen vertauscht wird. „Das mag teilweise keine böse Absicht sein, wirkt aber sehr negativ. Grundsätzlich sind Zeugnisse häufig gut gemeint, aber schlecht gemacht“, sagt Holger Münch und rät davon ab, vermeintliche Geheimcodes zu verwenden, die beispielsweise aufeinen Alkoholiker hinweisen. „Das ist verboten“, so Münch.

Bei Auffälligkeiten nachfragen
Sollten Unternehmern beim Lesen eines Zeugnis Zweifel aufkommen, empfiehlt Rechtsanwalt Ralph Sendler zum Telefonhörer zu greifen und den ehemaligen Arbeitgeber direkt zu fragen. „Zusätzlich bietet sich ja auch noch im Vorstellungsgespräch die Möglichkeit, nachzufragen“, so Sendler.

Urteile
Das haben Gerichte beim Thema Arbeitszeugnisse entschieden. Nach dem Grundsatz der Wahrheit kann der Arbeitgeber berechtigt oder sogar verpflichtet sein, eine von ihm ausgesprochene Kündigung im Zeugnis zum Ausdruck zu bringen.
BAG 23.6.1960 - 5 AZR 560/5
Der Arbeitgeber ist bei der Ausstellung des Zeugnisses grundsätzlich in seiner Ausdrucksweise frei, muss sich aber der in der Praxis allgemein angewandten Zeugnissprache bedienen und auch die gebräuchliche Gliederung eines qualifizierten Zeugnisses beachten, denn diese hat sich inzwischen weitgehend standardisiert.
- LAG Hamm 27.2.1997 - 4 Sa 1691/96

Was Sie wissen sollten
Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entsteht für den Arbeitnehmer ein Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieser verjährt nach drei Jahren.
Bei der Gestaltung gelten Regeln
Das Zeugnis
- ... muss immer das Datum des letzten Arbeitstags tragen
- ... darf nicht geknickt oder gefaltet werden
- ... muss frei von Rechtschreibfehlern sein
- ... muss keine Dankes und Bedauernformel sowie gute Wünsche für die Zukunft enthalten
- ... muss eigenhändig unterschrieben werden. Und die Funktion (z. B. Geschäftsführer) des Unterzeichners muss erkennbar sein
- ... darf nicht elektronisch übermittelt werden